上述這種情況回歸本質(zhì)就是相關(guān)部門之間的傳達(dá)、溝通、協(xié)調(diào)的問題。由于不論是商機(jī)（報價、制樣），還是運(yùn)營（接單后到交付，完成變現(xiàn)）的各個模塊都是系統(tǒng)性的管理，工作往來非常多，相關(guān)部門之間的關(guān)系太密切，如果做不好聯(lián)絡(luò)的工作，后果就不堪設(shè)想。

部門之間的溝通聯(lián)絡(luò)該如何做呢？我們就以文首的這個實例，做個分析。

部門之間的協(xié)調(diào)要做得緊密無間，責(zé)任可說是在于各部門的領(lǐng)導(dǎo)者身上。

因此，生產(chǎn)部經(jīng)理必須設(shè)法使業(yè)務(wù)部的管理人員，徹底達(dá)成部門間協(xié)調(diào)的任務(wù)。

生產(chǎn)部經(jīng)理不但要對業(yè)務(wù)部經(jīng)理說：“請指導(dǎo)你的部屬將聯(lián)絡(luò)工作做好。”

對業(yè)務(wù)部的各主管也要找機(jī)會，做同樣的請托。

同時，生產(chǎn)部的主管不但要對業(yè)務(wù)部的主管說：“請做好聯(lián)絡(luò)工作。”

也要對業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)人員，也要做同樣的請托。

只要以此類推，在每次發(fā)生聯(lián)絡(luò)工作不周之時，就立刻實行這種“請托運(yùn)動”，聯(lián)絡(luò)不周的毛病，在短時間內(nèi)是會銷聲匿跡的。

這就像小孩子犯錯，如果不選擇當(dāng)場即時的批評，就收不到教育效果一樣?？偠灾?，當(dāng)別的部門沒有做到位時，必須負(fù)起責(zé)任，敢于快速反映問題，貴在“立刻采取行動”。

站在業(yè)務(wù)部的立場，他們之所以聯(lián)絡(luò)不周，也有不得已的苦衷。

例如，腦中明明想著：“這件事必須趕快跟生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)。”

可是，往往還未付諸行動時，就發(fā)生了另一個急件必須立刻辦理，或是突然來了重要的商機(jī)，使他們分心了，于是“忘了趕快跟生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)”的事。

為了防止這種現(xiàn)象，務(wù)必想出一套無須太費(fèi)心就能把信息傳達(dá)出去的制度。例如：

1、在業(yè)務(wù)部，里面設(shè)置專門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)事宜的聯(lián)絡(luò)人（即部門窗口聯(lián)絡(luò)人）。只要有這么一個專人，他就時時注意到各種必須與生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)的信息，及時傳達(dá)到生產(chǎn)部，并且也要讓生產(chǎn)部找到一位對接人及時記錄和在內(nèi)部進(jìn)一步處理信息。

2、由生產(chǎn)部按業(yè)務(wù)人員及客戶之別，整理一份資料，在業(yè)務(wù)部來電話和信息時，趁機(jī)查問與該產(chǎn)品有關(guān)的各種疑問，例如：

“某公司訂購的某產(chǎn)品，它的發(fā)送地還沒確定是不是？能不能及早跟我們聯(lián)絡(luò)？”別以為事關(guān)客戶訂購的產(chǎn)品，業(yè)務(wù)部就一清二楚，生產(chǎn)部本身如果積極到這個地步，能夠往前追問，很多聯(lián)絡(luò)不周的事都能及時獲得補(bǔ)救。

3、為了確保聯(lián)絡(luò)溝通信息能夠及時發(fā)出和傳達(dá)，可以考慮建立一個實時動態(tài)的信息平臺，當(dāng)客戶的各種訂單變更、設(shè)計變更需求出現(xiàn)時，業(yè)務(wù)人員或者有關(guān)助理需要在第一時間把客戶來的各種需求信息傳輸?shù)叫畔⑵脚_上，最好還要針對不同的訂單、產(chǎn)品、客戶類別做適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)化管理，讓業(yè)務(wù)人員或者有關(guān)助理填寫好必要的信息，以避免因為不同人員的工作經(jīng)驗有差異而造成重要信息沒有收集到位的情況。如果建立了這樣的信息系統(tǒng)，生產(chǎn)部門的人員可以在第一時間得到（自動）提醒，同時也可以在上面查看到變更信息，這樣就不用再次通過電話、紙質(zhì)表、微信、郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò)了。而且還有例外的好處，處于實時動態(tài)的系統(tǒng)，還可以追蹤和自動匯總聯(lián)絡(luò)的數(shù)據(jù)，甚至這條信息還會同步自動抄送給研發(fā)技術(shù)、倉庫、品報、財務(wù)等有關(guān)部門。

工作是必須持續(xù)改進(jìn)的，因此類似上述的業(yè)務(wù)部，在出現(xiàn)紕漏后，必須虛心檢討聯(lián)絡(luò)不周的原因。這些理由或許包括但不限于如下：

1、忙得分身乏術(shù)而忘了。

2、覺得太麻煩，懶得通知而誤了時間。

除此之外，必有更多原因。站在業(yè)務(wù)部的立場，有必要一一查出，針對各個原因，找出“相應(yīng)”的對策，并且付之實施，以收實效。

部門之間的協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)，僅僅責(zé)備一方的責(zé)任，問題就永遠(yuǎn)解決不了，總而言之，雙方都要對這個問題抱著積極的態(tài)度，主動靠前一步去承接，如此才能圓滿收場。

任何工作和管理問題的背后，都有其系統(tǒng)的因素，我們要懂得抓到要害并系統(tǒng)性地加以處理，否則就會出現(xiàn)今天業(yè)務(wù)和生產(chǎn)之間的溝通問題，明天變成是采購和品保部門之間的問題了，如此每天都有各種問題，加上管理者和工作人員也會變動，如果只是依靠人來處理，那么就容易造成同樣的問題重復(fù)出現(xiàn)。

在我們公司的輔導(dǎo)老師團(tuán)隊中有個共識，企業(yè)跨部門之間“最好的溝通是不用溝通”。顯而易見，各種跨部門之間的聯(lián)絡(luò)溝通，最佳的做法是不要花時間去重復(fù)填寫、錄入，如果信息已經(jīng)得到實時共享，那么在同一個信息平臺上，不同部門得到外部最新的變動信息后，就可以看到他們認(rèn)為最想了解的某個信息要點(diǎn)。

長期以來，我們在輔導(dǎo)企業(yè)過程中，跨部門的溝通協(xié)調(diào)問題，它背后的系統(tǒng)性因素?zé)o歸如下幾點(diǎn)：

1、跨部門的結(jié)構(gòu)化流程尚未完全形成，各部門都有自己的流程，但部門流程之間是靠人工銜接，運(yùn)作流程被割裂。在上述文首的實例，就是典型的部門之間的流程因為部門的劃分而被割裂開來，然后依靠兩部門之間的工作人員進(jìn)行人工銜接，而不是自動銜接。如果他們有人忘記了，或者有人的經(jīng)驗不夠，就容易出現(xiàn)信息停滯或者不足的困擾。

2、各部門存在本位主義，部門墻高聳，各自為政，造成內(nèi)耗。上述的案例中，也可以看到各自為政的影子，這些未必是當(dāng)事者自己所能察覺到的。

3、此外，缺乏共同的目標(biāo)，組織能力沒有完全形成，各部門管理者的職責(zé)履行不到位，也是跨部門聯(lián)絡(luò)溝通常見的問題。

備注：如果您的公司，也有跨部門流程被割裂而依靠人工銜接，進(jìn)而造成溝通協(xié)調(diào)工作和異常偏多的情況，可以通過微信公眾號聯(lián)系我們，我們會結(jié)合實際給您具體的建議。