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【原創(chuàng)】廈門中小企業(yè)應對疫情指南務本咨詢 2021.09.24

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作者 | 陳招貴

9月10日突如其來的疫情對廈門企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成很大影響。同安區(qū)的企業(yè)工廠已經(jīng)從9月19日開始停工。從9月24日起,廈門市加大防控力度,對離廈人員采取更嚴格管控措施,也將給其他各區(qū)的企業(yè)生產(chǎn)帶來影響。結合當前發(fā)布的疫情,我們初步判斷,廈門全市實現(xiàn)清零、中高風險地區(qū)恢復為低風險還要一小段時間。


面對這一疫情情況,廈門的中小企業(yè)如何應對?一是目前處于停工停產(chǎn)的企業(yè)重點應抓什么工作呢?二是處于員工正常上班的企業(yè)又應該注意防范哪些問題?為此,結合廈門市的中小企業(yè)的特點,參考一些企業(yè)應對措施,總結歸納了行動指南。


一、總體思路


疫情突發(fā),客觀上會影響正常經(jīng)營和年度目標的達成,但是,我們要相信有黨中央國務院的關心指導,有省市區(qū)鎮(zhèn)社區(qū)和有關部門的高度重視,只要嚴格按照疫情防控指揮部的統(tǒng)一部署,疫情防控戰(zhàn)役最終會取得勝利。各企業(yè)負責人、一把手要堅定信心,不要輕易改變企業(yè)制訂的戰(zhàn)略方向和目標,以積極的心態(tài)來應對,領導班子主動作為,明確疫情后的生產(chǎn)安排,調整第四季度的生產(chǎn)力度,彌補疫情期間的量產(chǎn)損失。領導班子不能亂了方寸,更不要消極悲觀,不要把壓力和不良情緒傳給下屬 。企業(yè)領導班子始終要提醒自己是企業(yè)的掌舵者,你自信,大家才會心安。記住一句話,弱者輸在自殘,強者贏在自愈。


二、基本原則


1、員工健康、生活擺首位 。組織落實疫情防控的各項指揮通知,把員工健康安全擺在第一位,對于身體有異常者及時聯(lián)系救治,及時按要求做好核酸檢測,完整收集各種數(shù)據(jù)信息。確保隔離人員有效落實各種自檢,講解防護知識和法律法規(guī)要求。關心員工生活。不要讓員工自己獨自關在出租房里而不聞不問,而是讓他們在心中始終感覺到有組織可以依靠。


2、停工停產(chǎn)不停班。企業(yè)本質上是沒有上下班之分的,它永遠是24小時都不打烊。因此,在停工停產(chǎn)期間,企業(yè)經(jīng)營和管理不能中斷,組織運行體系照樣有效,編織和統(tǒng)計照樣存在,企業(yè)和上下游供應鏈、客戶之間的聯(lián)動不能斷,管理干部和員工之間的關聯(lián)要比平時更加強。


3、重視發(fā)揮企業(yè)團隊的作用 。越是困難的時候,越要強調團隊的作用,疫情之下,企業(yè)團隊建設要加強,基層員工組織、生產(chǎn)班組、管理運營團隊,要協(xié)調一致,各司其職,攜手共進,團結互助,越是艱險越向前。


4、抓住時機加強培訓學習。情境教育的效果會更好,利用線上在視頻面前培訓分享會更專注。中小企業(yè)應該趁此機會統(tǒng)一思想、凝聚共識、學習新知識,必要時可以委請外部力量支持協(xié)助。


5、研究解決長遠性和系統(tǒng)性的問題。一些以前想解決卻礙于忙碌而延宕的問題,例如需要花時間專心整理資料的,涉及標準化管理的,應該趁此定下目標徹底完成。


三、應對指南


(一)停工停產(chǎn)企業(yè)的應對指南

部門

應對事項

相關要求說明

老板(總經(jīng)理)及總經(jīng)辦

1、激勵員工克服困難,鼓舞員工士氣
專門就疫情防范和復工復產(chǎn)后的企業(yè)經(jīng)營事項,以關心員工的角度發(fā)表講話??梢砸曨l、微信文章等形式。
2、運用互聯(lián)網(wǎng)拓展經(jīng)營活動
加強外圍聯(lián)系,運用互聯(lián)網(wǎng)空間替代物理空間,突破工業(yè)區(qū)、廠區(qū)、道路封閉的困境,開展全網(wǎng)營銷、解決供應鏈問題。
3、經(jīng)營目標策略調整事宜
組織高層和部門長討論目標計劃達成情況和受影響的程度,制訂搶回補救措施計劃。
4、制訂新年度經(jīng)營計劃
連著第四季度,開始討論制訂2022年度經(jīng)營計劃。
5、會議和項目計劃與管理
疫情防控期間會議計劃與管理,重大改善課題項目立項及計劃管理。
6、政府政策通知及疫情掌握
確定窗口責任人,統(tǒng)一收集匯總疫情防控和復工復產(chǎn)的政策公告通知。
7、檢討制訂突發(fā)應急預案
組織檢討疫情應對不足之處及突發(fā)事件應對預案制度的討論和擬定。

人力行政

1、疫情防控應對工作
1)匯總員工疫情防控數(shù)據(jù)信息,建立應對數(shù)據(jù)資料檔案,及時提醒員工核酸檢測和結果反饋。
2)安排對隔離員工的防護要求落實情況的跟蹤、記錄。
3)盤點和管理防控物質,包括口罩消毒液、體溫計等各種物品。
2、員工住所和生活信息收集及點名考勤方案的制訂
做好員工基本情況的收集整理,同時制訂好每天點名和考勤的方案。有關考勤方案可以根據(jù)人社部門有關通知酌情考慮。
3、制訂精神安撫、心靈關懷、培訓學習計劃
1)根據(jù)需要,安排心理專家予以指導,做好心理安撫和關懷工作。
2)結合公司實際制訂疫情防控知識及其它思想觀念方面的培訓計劃,并組織落實。
3)做好困難員工家庭信息的收集,研究制訂一人一案的救助計劃。
4、停工期間工資發(fā)放政策擬定和報審公布
結合勞動法律法規(guī)要求,充分體恤員工實際困難,制訂停工期間合理的工資發(fā)放政策,并盡快通知到位。
5、制訂復工復產(chǎn)后環(huán)境消毒和場所管理實施方案
尋找專業(yè)部門和機構幫助。
6、組織針對員工后續(xù)生活條件改善方案的討論和規(guī)劃
提前部署規(guī)劃城鄉(xiāng)結合部員工居住條件改善事宜。
7、表揚先進
對于主動志愿報名參加疫情防控志愿者服務,或者捐贈錢物的員工,核實后應予以申報公司表彰獎勵。

銷售業(yè)務

1、做好與客戶溝通互動
最好以正式函件公文發(fā)出說明,取得諒解。
2、制訂出貨和訂單執(zhí)行方案
和客戶溝通、商定推演幾種復工復產(chǎn)時間背景下的出貨、訂單執(zhí)行方案。
3、商請出具不可抗拒事實性證明材料
必要時,安排向有關部門單位商請出具不可抗拒證明佐證資料,減少可能造成違約索賠的風險。
4、爭取新客戶和新訂單
為復工復產(chǎn)后爭取新的商業(yè)機會。
5、消除接收使用疫區(qū)產(chǎn)品感染病毒風險的疑慮
會同品保、行政部門做好貨品消毒和安全防護,消除客戶對疫區(qū)產(chǎn)品的疑慮。
6、應收賬款管理事宜
做好現(xiàn)有對賬和應收賬款催收工作。

研發(fā)技術

1、制訂標準化管理的改善方案。
完成以往沒時間處理的標準化資料整理和管理工作,包括圖紙、物料編碼、物料共用性、工藝技術標準制訂、BOM……
2、新項目研發(fā)和新品打樣進度檢討及項目管理
1)做好新產(chǎn)品開發(fā)項目、打樣進度的檢討和總結,及時提供給客戶掌握。
2)做好新項目的規(guī)劃立項和報批。
3、其它持續(xù)改善立項


4、收集競品和各種新技術信息和專利查詢
考慮并擬定新年度產(chǎn)品研發(fā)的計劃方案。

生產(chǎn)運營

1、匯總現(xiàn)有訂單、工單執(zhí)行情況
匯總訂單和工單生產(chǎn)運營進度和延誤情況,提交業(yè)務等部門掌握。
2、制訂材料半成品逾期處理的方案
制訂現(xiàn)有原材料、半成品、成品逾期(若有)的處理方案。
3、供應鏈信息和溝通管理
1)現(xiàn)有采購來料未到情況匯總。
2)供應商貨款對賬及款項支付溝通。
3)委外加工產(chǎn)品生產(chǎn)情況匯總。
4、制訂設備和場地使用前的準備方案
做好設備長時間未開機前、配合行政部門場所消毒的準備工作,確保員工安全和復工復產(chǎn)順利進行。

財務管理

1、稅款社保繳納管理
及時關注有關信息,確保不逾期。
2、應收應付款及資金安排
做好應收應付實時動態(tài)管理,制訂資金使用計劃方案。
3、制訂融資、收賬、償債計劃調整方案
根據(jù)公司實際需要,制訂有關融資、收賬、償債計劃調整方案,保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的安全健康地順利進行。
4、評估停工停產(chǎn)損失

收集有關數(shù)據(jù)資料并統(tǒng)計分析,評估停工停產(chǎn)造成的各項損失。


(二)正常運轉企業(yè)的應對指南


針對正常運轉,沒有停工停產(chǎn)企業(yè)的行動指南,重點是包含三部分的工作:


1、繼續(xù)嚴格做好疫情防控、保障員工健康。


2、針對員工、供應商、物流承運企業(yè)、客戶等利益攸關方的管理。


3、檢討疫情防控應對預案的落實及制(修)訂突發(fā)事件預案。


部門

應對事項

相關要求說明

老板(總經(jīng)理)及總經(jīng)辦

1、政府政策通知及疫情掌握
確定窗口責任人,統(tǒng)一收集匯總疫情防控和復工復產(chǎn)的政策公告通知。
2、運用互聯(lián)網(wǎng)拓展經(jīng)營活動
加強外圍聯(lián)系,運用互聯(lián)網(wǎng)空間替代物理空間,突破當前人員和貨物進出廈門的限制,開展全網(wǎng)營銷、解決供應鏈問題。
3、檢討制訂突發(fā)應急預案
組織檢討疫情應對不足之處及突發(fā)事件應對預案制度的討論和擬定。

人力行政

1、疫情防控應對工作
1)匯總員工疫情防控數(shù)據(jù)信息,建立應對數(shù)據(jù)資料檔案,及時提醒員工核酸檢測和結果反饋。
2)安排對隔離員工的防護要求落實情況的跟蹤、記錄。
3)盤點和管理防控物質,包括口罩消毒液、體溫計等各種物品。
2、員工住所和生活信息收集及點名考勤方案的制訂
做好員工基本情況的收集整理,同時制訂好每天點名和考勤的方案。有關考勤方案可以根據(jù)人社部門有關通知酌情考慮。
3、制訂精神安撫、心靈關懷、培訓學習計劃
1)根據(jù)需要,安排心理專家對隔離員工和住在中高風險區(qū)內員工的指導,做好心理安撫和關懷工作。
2)結合公司實際制訂疫情防控知識及其法律法規(guī)的培訓計劃,并組織落實。
4、隔離員工停工期間工資發(fā)放政策擬定和報審公布
結合勞動法律法規(guī)要求,充分體恤員工實際困難,制訂停工期間合理的工資發(fā)放政策,并盡快通知到位。
5、定期做好環(huán)境消毒和場所管理實施方案
尋找專業(yè)部門和機構幫助。
6、表揚先進
對于主動志愿報名參加疫情防控志愿者服務,或者捐贈錢物的員工,核實后應予以申報公司表彰獎勵。

銷售業(yè)務

1、制訂出貨和訂單執(zhí)行方案
結合當前防控措施和交通管制,制訂出貨和訂單執(zhí)行方案。
2、消除接收使用疫區(qū)產(chǎn)品感染病毒風險的疑慮
會同品保、行政部門做好貨品消毒和安全防護,消除客戶對疫區(qū)產(chǎn)品的疑慮。
3、做好業(yè)務洽談方式的調整
根據(jù)當前疫情無法出差的現(xiàn)實,調整線上業(yè)務洽談的方式。

生產(chǎn)運營

1、做好運輸物流管理應對方案
根據(jù)當前防控要求和出入廈門交通管制,做好采購、出貨等物流管理的應對方案,例如采購周期、出貨運輸時間如何調整。
2、高中風險防控區(qū)內供應商合作方案的調整
評估現(xiàn)有在高中風險防控區(qū)內供應商企業(yè)的供貨情況,對此適當做出調整。

財務管理

評估疫情防控造成的損失
收集有關數(shù)據(jù)資料并統(tǒng)計分析,評估疫情防控造成的各項損失。


—THE END—