在經(jīng)營管理中，有各層管理者，大到中高層，小到基層，對于每天的管理工作來說，都要把自己的想法和指示，逐一下發(fā)給各下屬，希望下屬們能夠又好又快的完成各項工作指示及任務(wù)。然而，在下發(fā)傳達(dá)指示時，經(jīng)常會遇到各種問題，由于溝通不到位，導(dǎo)致“下屬不愿聽從”、“下屬接到指示時有情緒化”、“下屬未能正確理解指示的重點”等等現(xiàn)象，從而影響了當(dāng)前工作進(jìn)展不順暢。今天，我們就從一個“下達(dá)指示”的案例來說明管理者應(yīng)如何掌握正確的解決方策。
一位主管下達(dá)某種指示時，總是注意到兩件事：
1、說得簡明易懂。
2、同時，專心觀察下屬的反應(yīng)。
雖然如此用心，下屬做出的事還是常常與主管的原意相去甚遠(yuǎn)。
當(dāng)主管提醒下屬，下屬就堅持說：
“那次我接到的指示，的確是這樣。”
就這樣在一陣爭論后，主管只好重新下令，讓下屬改變方法去做，雖然，那件工作終究是完成了，但是，上司與下屬之間，卻難免心有疙瘩，影響了彼此的工作情緒……。
這是有關(guān)“如何把指示正確傳給下屬”的問題。正確傳達(dá)的方法，其要領(lǐng)，我們需要注意以下幾點：
一、以下屬為中心來說。
不以主觀意識為主，同時，必須拋棄自我中心的觀念，完全站在下屬的立場設(shè)想，考慮到：
1、怎樣說，下屬才會完全了解？
2、用怎樣的措辭，下屬才不會發(fā)生誤會？
3、采用怎樣的態(tài)度說，下屬才會聽得進(jìn)？
二、把打算傳達(dá)的事整理好。
我到底想傳達(dá)什么？把打算傳達(dá)的事，自問自答之后，整理成有條不紊的內(nèi)容。
三、將內(nèi)容條列化。
打算傳達(dá)的事，事先若能整理成條列的方式，內(nèi)容自然而然會成為“要點式”，可以省去很多廢話，內(nèi)容也會變得井然有序。
四、講究說明步驟。
先概略說明整體，其次，逐步說明各部分的詳盡的內(nèi)容，最后做歸納。
例如：
“我現(xiàn)在想對你說明四件事。第一……。把前面的說明加以綜合就是：第一……。怎么樣？對這些事你還有什么疑問？……沒有的話，一切就拜托你了。”
五、先說結(jié)論。
傳達(dá)一件事時，應(yīng)該先說結(jié)論，而后才說明理由或是狀況，我們經(jīng)常在傳達(dá)時，往往反此道而行——先拖拖拉拉地說明理由或者狀況，磨了老半天，然后才說出不盡明確的結(jié)論，造成“說了等于沒說”的局面。
這種傳達(dá)方式，極容易使下屬焦急難耐，對說話的內(nèi)容無法集中注意力。
六、邊說邊確認(rèn)下屬了解的程度。
所謂確認(rèn)，不僅僅是從下屬的表情，姿態(tài)中判斷下屬了解的程度，也要偶爾發(fā)問。例如問說：
“這個部分，你可知道我打算怎么做？”
這種質(zhì)問，可以大大加強下屬了解的程度。
那么，如何讓下屬很快清楚明白上司下發(fā)的工作，并把該項工作完成的十分順暢且有效呢？就需要大家注意并掌握以下幾個處理方式。
1、反省一下你平時是不是按照上述六項方法，把話“正確傳達(dá)”給下屬？
2、你在下令之后，一定要告訴下屬：
“我剛才說的事你都了解嗎？
請復(fù)誦一遍。”
3、同時不要下達(dá)太多的指示。
每次的命令或是指示，項目之多少要適合下屬的注意力、理解力。一次只能接受一項命令的人，你可別對他下達(dá)三、四項命令。
4、明確地傳達(dá)命令的重點。
只說一句：“這件事由你來做吧！好好加油呀。”
這種命令方式顯得太粗率，你應(yīng)該說：
“這件事你要留意的是：第一，注意A的發(fā)展情況；第二，對B的效果要立刻提出報告……”
5、下達(dá)工作指令時，注意不斷重申4P：
目的（Purpose）
——我們?yōu)槭裁幢仨氝@么做？
前景（Picture ）
——當(dāng)我們達(dá)到目標(biāo)時會是怎么樣子？
計劃（Plan）
——我們達(dá)到目標(biāo)的每一個步驟。
職責(zé)（Part）
——你能夠做什么和需要做什么？
6、多讓下屬表達(dá)意見和提出建議的機(jī)會。
7、須重復(fù)、多次提醒的內(nèi)容，可用目視管理方法。
8、重要事項可用書面告知并讓其簽名。
總之，作為大部門或者小部門的管理者來說，我們都要學(xué)會如何把指示正確傳給下屬，掌握好正確下達(dá)工作指示的方法，有利于推進(jìn)各項工作開展進(jìn)度，有利于提高下屬和部門的工作績效。
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