作為部門長，不論負(fù)責(zé)的是大部門，還是小單位，我們要用到身體最重要的器官顯然是“脖子以上”的部分。從職場的角色看，部門長的工作包括“執(zhí)行、創(chuàng)新、規(guī)范、整合”四大類?，F(xiàn)實中，我們常見不少部門長，花了大量的時間在做“執(zhí)行”，于是就沒有了時間來思考創(chuàng)意改進(jìn)、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化、整合資源拓展的工作。

我們知道，對部門長來說，時間可以大體上分為：

1.上司決定的時間（boss-imposed time）；

2.系統(tǒng)決定的時間（system-imposed time）；

3.自己決定的時間（self-imposed time）。

其中自己決定的時間又可以分為“下屬決定的時間（subordinate-imposed time）”和“自由時間（discretionary time）”，管理時間的運(yùn)用便要從第三類時間著手。而部門長要增加“自由時間”，要將受下屬影響的事情控制至最少。

某公司生產(chǎn)部門的黃經(jīng)理，發(fā)現(xiàn)自己和下屬天天都是被問題追著跑，或者追著問題跑，因此根本沒有時間去思考“改善的工作”。

前不久，黃經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)看在眼里，急在心里，希望大家都能從繁忙中解脫出來，以此進(jìn)一步提升工作成效，于是找了黃經(jīng)理說：“你們一天到晚都在忙，好像喘口氣的時間都沒有，為何不想出可以從從容容的工作方法來？光是忙個不停，不一定就是好事。忙得太過分，哪來改進(jìn)的創(chuàng)意呢？”

領(lǐng)導(dǎo)這次的談話很嚴(yán)肅，黃經(jīng)理深思起來……

事實上，不論是體育比賽，還是考試，或是商業(yè)競爭，想在社會上占一席之地，必須不斷地排除障礙，否則很難達(dá)成目標(biāo)。工作績效的提升也是如此，我們難以做到發(fā)生如下情況才做改善：“各位，我已經(jīng)為你們準(zhǔn)備好改善工作所需的時間，請大家開始做改善吧。”

這種“狀態(tài)”，幾乎永遠(yuǎn)不會來臨。我們只有一個辦法，那就是設(shè)法“抓出”改善工作所需的時間。那么，到底該如何“抓出”這種時間呢？

一、對工作“篩一篩”，拋棄那些沒有價值的工作

我們很多的工作，都是為了響應(yīng)外在某些訴求和抱怨而認(rèn)為有必要做的事情，所以無端“生出”了很多工作，或許短期是有用的，但長期并沒有意義，甚至是多余的。我們必須清查那些可以拋棄或廢除的工作。如果暫時沒有找到，那就對現(xiàn)有每項工作再次盤點(diǎn)，然后逐項思考分析：“如果拋棄這項工作，會給誰帶來困擾？可不可能以另一種方式補(bǔ)救？”按照這個原則，對于目前負(fù)責(zé)的所有工作來次徹底的整理，即篩出那些要和不要的工作，才能騰出時間做改善的工作。

作為部門長，要明確自己要做的工作，主要是“例外”，即工作規(guī)定、制度和標(biāo)準(zhǔn)之外的事情。并且，要懂得把培養(yǎng)下屬作為一項非常重要的工作。原則上是下屬能做的盡量交給下屬去完成，下屬不會做的教他做，下屬需要較好主觀能動性才能做好的就管理他，超能力的則多安排些機(jī)會給他。

二、再次分析和檢討

對前項“無法拋棄的工作”的承擔(dān)者，再次加以分析和檢討。中層管理者，或者將來必須培養(yǎng)成管理者的儲備干部，當(dāng)然要由他們承擔(dān)重要的工作。采取這種方式，逐漸改新的工作。接著，我們要重點(diǎn)研究工作的處理方式。例如：

1.這項工作能不能改為信息化系統(tǒng)作業(yè)？

2.這項工作能不能改為另一種方式處理？

三、找出更快、更有效的方法

上述的承辦工作已決定之后，要研究如何使之又好又快。例如：

1.如何處理得比現(xiàn)在還快？

2.工作之前必須先擬定計劃。

3.工作執(zhí)行中如何省去更多的浪費(fèi)？

按照上述這個順序不斷跟進(jìn)，然后再詳加分析，然后選出最理想的方法。

以上所說就是“抓出”改善工作所需的時間應(yīng)有的要領(lǐng)。從以上闡述的內(nèi)容可見，當(dāng)知道必須做“抓出時間”的努力時，這個工作本身就是一種“工作的改善”了。

由此也知道了一個事實：當(dāng)你會說“我沒有時間去思考改善的工作”時，其實就是在表示“我對工作的改善，從來沒有認(rèn)真的想過”。

總而言之，工作的改善必須“有心插柳”，只要有意如此，路，自然就通了。說來說去，這是你作為部門長有沒有那種“意愿”的問題。